Ihre Transaktionen verwalten
1. Datenerfassung (Zahlungsanforderungen)
Wenn Ihre Zahlungen im Rahmen des Verfahrens „Datenerfassung durch den Händler (manuell oder automatisch)" verarbeitet werden, müssen Sie reagieren, wenn der Status Ihrer Transaktion „5 - Genehmigt" ist (s. dazu auch Bereich „Globale Transaktionsparameter", Abschnitt „Standarddatenerfassungsprozedur (Standardzahlungsprozedur)" in der Rubrik „Technische Informationen" Ihres Kontos). Eine Genehmigung (Autorisierung) ist lediglich eine Reservierung des Betrags auf der Karte/dem Konto Ihres Kunden oder ein Abgleich gegen eine Sperrliste. Es stellt jedoch noch KEINE Zahlung dar.
Um eine Zahlung manuell zu erfassen, suchen Sie die Transaktion zunächst mit Hilfe des Auswahl-Bildschirms „Transaktionsansicht", klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Zahlung bestätigen" am Ende der Auftragsdetailseite und bestätigen Sie die Zahlung.
Es erscheint dann eine neue Zeile in den Transaktionsdetails - mit dem Status „91 - Zahlung im Wartezustand“. Sobald wir von Ihrem Acquirer die Bestätigung über die Datenerfassung erhalten haben, ändert sich der Status in Status „9 - Zahlung beantragt“. Dieser Status bedeutet, dass wir Ihren Acquirer gebeten haben, das Geld, das reserviert oder gegen eine Sperrliste geprüft wurde, auf Ihr Bankkonto zu überweisen. Da es Ihr Acquirer ist, der die Überweisung des Geldes auf Ihr Bankkonto vornimmt, können wir nicht sagen, wann genau das Geld auf Ihrem Konto eingeht.
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2. Delete and refund payments
2.1 Eine Zahlung stornieren
Es handelt sich dabei um die Stornierung einer Zahlungsanforderung, die an den Acquirer gesendet wurde. Die Stornierung einer Zahlung ist nur im Falle von Kreditkartenzahlungen möglich. Eine Zahlungsstornierung bedeutet, dass das Geld in der Regel noch nicht vom Bankkonto des Kunden abgerufen wurde (weder eine Belastung noch eine Gutschrift auf dem Bankkonto des Kunden erfolgt ist).
Einschränkungen: In Übereinstimmung mit der Konfiguration Ihres Kontos kann eine Zahlung am Tag der Datenerfassung bis zum Cutover-Zeitpunkt storniert werden. Die Cutover-Zeit ist der Zeitpunkt, an dem wir alle Zahlungsanforderungen an den Acquirer senden. Die Cutover-Zeit kann von Acquirer zu Acquirer variieren. In der Regel ist es jedoch 16.00 oder 24.00 Uhr MEZ. Sollte der Kunde seine Meinung ändern, nachdem diese Frist abgelaufen ist, müssen Sie eine Erstattung veranlassen, um das Geld zurückzuzahlen (Gutschrift).
Wie? Um eine Zahlung zu stornieren, suchen Sie die Transaktion mit Hilfe des Auswahlbildschirms über „Transaktionsansicht". Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zahlung löschen" - diese befindet sich am Ende der Auftragsdetailseite und bestätigen Sie die Stornierung.
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2.2 Erstattung einer Zahlung (Gutschrift)
Eine Erstattung bedeutet, dass das Geld zunächst belastet worden ist und später dem Bankkonto des Karteninhabers wieder gutgeschrieben wurde. Beide Finanzbewegungen erscheinen auf dem Kontoauszug des Karteninhabers.
Wie eine Erstattung vorzunehmen?
- Suchen Sie zunächst die Transaktion, die Sie erstatten möchten. Dies geschieht mit Hilfe des Auswahlbildschirms unter „Vorgänge > Transaktionsansicht".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstattung", die am Ende der Seite gezeigt wird. Sie können auch einen Grund für die Erstattung angeben.
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Wurde mehr als der gezahlte Betrag erstattet? Bei Kreditkarten besteht die Möglichkeit, einen höheren als den ursprünglich gezahlten Betrag gutzuschreiben. Allerdings müssen Sie die oben genannten Einschränkungen berücksichtigen, ebenso wie die Frage, ob Ihr Kreditkarten-Acquirer die Option „Erstattungsbetrag überschreiten“ unterstützt. Außerdem Partial maintenance muss die Option in Ihrem Konto aktiviert sein, damit Sie den Originalbetrag in der Transaktionsübersicht ändern können. Wenn Sie diese Funktionalität nutzen wollen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam. |
3. Durchführung besonderer Transaktionen bei Autorisierungsaktivitäten
Die Durchführung einer Autorisierungsanfrage beinhaltet, dass die Gültigkeit der Karte/des Kontos sowie der damit verbundene Verfügungsrahmen überprüft wird. Jeder Acquirer kann im Rahmen einer Autorisierungsanfrage für einen festgelegten Zeitraum und für einen speziellen Händler einen bestimmten Geldbetrag auf dem Kartenkonto des Kunden reservieren.
Neben Autorisierungsanfragen ermöglicht Ihnen unser System auch die Stornierung und Erneuerung von Autorisierungen sowie die Durchführung manueller Autorisierungen. Die beiden letzten Funktionen sind nur im Falle von Kreditkarten möglich.
3.1 Stornierung einer Autorisierung
Immer dann, wenn eine Transaktion autorisiert ist, bedeutet es, dass der Acquirer einen bestimmten Geldbetrag auf der Karte/dem Konto des Kunden reserviert hat (oder die Anfrage mit einer Sperrliste abgeglichen wurde). Dieser reservierte Betrag ist dann an Sie zu zahlen, wenn die Zahlung angefordert wird. Obwohl es Ihnen unsere Systemplattform ermöglicht, eine Autorisierung zu stornieren, unterstützen nicht alle Acquirer diese Art von Operation.
Um eine Autorisierung mit Hilfe unserer Systemplattform zu stornieren, suchen Sie die Transaktion auf dem Auswahlbildschirm über „Transaktionsansicht". Klicken Sie auf die Schaltfläche „Genehmigung stornieren" am Ende der Auftragsdetailseite. Wir werden die Stornierung der Autorisierung in jedem Fall abbilden, auch wenn der Acquirer diese Operation nicht unterstützt.
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3.2 Erneuerung einer Autorisierung
Der Gültigkeitszeitraum für eine Autorisierung ist abhängig vom Acquirer. Den genauen Autorisierungszeitraum finden Sie in dem Vertrag, den Sie mit Ihrem Acquirer abgeschlossen haben. Wenn der Autorisierung nicht eine Buchung innerhalb dieser Periode folgt, kann die Gültigkeit der Autorisierung verfallen.
Auch ohne eine gültige Autorisierung können Sie die Zahlung anfordern. Die Zahlung könnte jedoch verweigert werden (z.B. wenn keine ausreichende Deckung auf der Karte/dem Konto vorhanden ist).
Bevor Sie eine Zahlung anfordern, können Sie die Autorisierung im Rahmen Ihrer Back-Office-Option erneuern. Das heißt, Sie bitten den Acquirer, den Geldbetrag noch einmal für Sie zu reservieren. Es ist jedoch möglich, dass der Karteninhaber seine Karte in der Zwischenzeit erneut eingesetzt hat und der Verfügungsrahmen nicht mehr ausreicht, um Ihre Zahlung zu begleichen.
Um eine Transaktion zu erneuern, suchen Sie die Transaktion im Auswahlbildschirm über „Transaktionsansicht". Klicken Sie auf die Schaltfläche „Genehmigung wiederholen" am Ende der Auftragsdetailseite (sollte dieser Button nicht gleich zur Verfügung stehen, gehen Sie zunächst auf die Schaltfläche „Fortgeschritten").
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Falls die Originalautorisierung mit dem 3-D Secure-Protokoll eingegangen ist, treffen die Original 3-D Secure-Bedingungen möglicherweise nicht mehr auf die erneuerte Autorisierung zu. In Übereinstimmung mit den Verfahrensregeln von VISA International und MasterCard International muss sich der Kunde bei jeder Autorisierung ausweisen, um von der 3-D Secure-Garantie zu profitieren. Die 3-D Secure-Regeln für eine Zahlungsgarantie werden ausschließlich zwischen Händler und Acquirer vereinbart. Bitte wenden Sie sich an Ihren Acquirer, wenn Sie weitere Informationen dazu benötigen. |
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3.3 Durchführung einer manuellen Autorisierung
Manchmal ist es der Fall, dass ein Acquirer eine Autorisierung nicht automatisch ausführt, z.B. dann, wenn Sie Ihr genehmigtes Transaktionslimit erreicht haben. In dem Fall verweigert der Acquirer die Autorisierung und sendet Ihnen eine Mitteilung, in der er Sie bittet, sich an das Acquirer Call-Center zu wenden. Wenn Sie den Acquirer kontaktieren und er entscheidet, eine Autorisierung durchzuführen, teilt er Ihnen möglicherweise den Autorisierungscode telefonisch mit.
Sie können den Autorisierungscode, den Ihnen Ihr Acquirer telefonisch (oder per Fax etc.) mitgeteilt hat, in Ihr Back-Office-Menü eingeben. Wählen Sie die Transaktion über den Auswahlbildschirm „Transaktionsansicht". Wenn Sie die Transaktionsdetails aufrufen, sehen Sie am Ende der Seite einen Button „Manuelle Autorisierung" (sollte diese Schaltfläche nicht sofort verfügbar sein, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Fortgeschritten"). Geben Sie dann den Autorisierungscode, den Sie vom Acquirer erhalten haben, in das Feld neben dem Button „Manuelle Genehmigung" ein und klicken Sie auf „Manuelle Genehmigung".
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Der Händler trägt die volle Verantwortung für die manuelle Eingabe des Autorisierungscodes, auch wenn die Transaktion anschließend den Status 9 aufweist und keine wirkliche Zahlung ausgeführt wird. Wenn Sie mit Ihrem Acquirer einen 3-D Secure-Vertrag abgeschlossen haben, können sich die 3-D Secure-Bedingungen für reguläre Autorisierungen, die unter dem 3-D Secure-Protokoll abgewickelt wurden, von den Bedingungen manueller Autorisierungen unterscheiden. In Übereinstimmung mit den Verfahrensregeln von VISA International und MasterCard International muss sich der Kunde bei jeder Autorisierung ausweisen, um von der 3-D Secure-Garantie zu profitieren. Die 3-D Secure-Regeln für eine Zahlungsgarantie werden ausschließlich zwischen Händler und Acquirer vereinbart. Bitte wenden Sie sich an Ihren Acquirer, wenn Sie weitere Informationen dazu benötigen. |
4. Teil- und Mehrfachausführungen
Im Rahmen von „Teilausführungen" (Teilverwaltung) können Sie Datenerfassungen, Autorisierungsstornierungen sowie Erstattungen für einen geringeren Betrag als den Original-Auftragsbetrag durchführen.
Die Verfügbarkeit dieser beiden Funktionen hängt von Ihrem gewählten Vertragstyp ab sowie davon, ob Ihr Acquirer diese Operationen erlaubt.
Ist die Teilausführungsoption für Ihr Konto aktiviert, sehen Sie neben dem Maintenance-Button am Ende der Auftragsdetailseite Textfelder, in die Sie den Betrag eingeben können.
Wenn die Option „Mehrfachausführung" für Ihr Konto aktiviert ist, sehen Sie neben den Textfeldern, in die Sie einen Betrag eingeben können, eine „Letzte"-Checkbox.
4.1 Teilausführungen (Teilverwaltung)
Zur Durchführung einer Datenerfassung/Erstattung/Autorisierungsstornierung für einen Teilbetrag, müssen Sie auf die Seite mit den Transaktionsdetails gehen. Dort finden Sie am Ende der Seite die Schaltfläche "Zahlung bestätigen"/ "Erstattung"/"Autorisierung stornieren". Gehen Sie wie folgt vor:
- Geben Sie im Feld neben dem jeweiligen Button den Teilbetrag ein (standardmäßig ist der Gesamtbetrag voreingestellt).
- Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und bestätigen Sie den Vorgang.
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Erstattung
Autorisierung stornieren
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4.2 Mehrfachausführungen (Mehrfachverwaltung)
Um bei der Mehrfachausführung von Datenerfassungen/Erstattungen oder Autorisierungsstornierungen die Transaktion für weitere Maintenance-Aktivitäten offen zu halten, gehen Sie auf die Seite mit den Transaktionsdetails, dort finden Sie am Ende der Seite die Schaltfläche "Zahlung bestätigen(Datenerfassung)"/ "Erstattung"/"Autorisierung stornieren".
- Geben Sie im Feld neben dem jeweiligen Button den Teilbetrag ein (standardmäßig ist der Gesamtbetrag voreingestellt).
- Aktivieren Sie die Checkbox „Letzte", wenn dies der letzte Vorgang ist, den Sie für diese Transaktion durchführen möchten. Oder deaktivieren Sie die Checkbox „Letzte", wenn Sie anschließend einen weiteren Vorgang im Zusammenhang mit dieser Transaktion abwickeln möchten (z.B. 50.00 € für Waren anfordern, die Sie bereits an den Kunden versendet haben und den verbleibenden Transaktionsbetrag anfordern, wenn Sie die restlichen Waren versenden).
- Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und bestätigen Sie den Vorgang.
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Erstattung
Autorisierung stornieren
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5. Eine Transaktion löschen
Gemäß den neuen DSGVO-Anforderungen können Sie mit einer neuen Schaltfläche alle Informationen zu einer bestimmten Transaktion endgültig löschen. Die Informationen werden 90 Tage ab dem ursprünglichen Transaktionsdatum gelöscht. Ist die Transaktion älter als 90 Tage, werden die Daten innerhalb von 24 Arbeitsstunden gelöscht. Nach dem Löschen können diese Informationen nicht wiederhergestellt werden und erscheinen nicht in MI-Berichten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Berichte ausführen, in denen diese Transaktionsinformationen vorhanden sein müssen, bevor Sie Daten löschen.Eine Transaktion löschen:
- Gehen Sie zum Menü OPERATIONS > VIEW TRANSACTIONS und suchen Sie die Schaltfläche „Set to“ neben „Purge date“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche. Ein Fenster erscheint und fragt Sie, ob Sie diese Aktion bestätigen oder abbrechen möchten.
Häufig gestellte Fragen
Mit der Aktivierung Ihres Kontos steht Ihnen unser Abstimmungs-Tool automatisch zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie die Zahlungen, die auf Ihrem Bankkonto eingehen, problemlos mit den Bestellungen/Transaktionen auf Ihrem Paypage-Konto abstimmen.
Standardmäßig können Sie Waren abschicken oder Dienstleistungen erbringen, sobald eine Transaktion den Status „5 – Authorised“ (Autorisiert) oder „9 – Payment requested“ (Zahlung angefordert) erreicht hat. Auch wenn Status 5 eine Erfolgsmeldung darstellt, meldet er nur die vorübergehende Reservierung eines Geldbetrags auf der Karte des Kunden. Eine Transaktion mit Status 5 muss noch bestätigt werden (manuell oder automatisch), um in den Status 9 zu gelangen, der für die meisten Zahlungsverfahren der finale Erfolgsstatus ist.
Mit der Schaltfläche „Rückerstattung“ in der Auftragsübersicht einer Transaktion (unter „Transaktionsansicht“) können Sie eine Zahlung ganz einfach rückerstatten. Wenn Ihr Konto es unterstützt, können Sie auch Rückerstattungen mit einer DirectLink-Anfrage oder durch Hochladen einer Batchdatei (für mehrere Transaktionen) durchführen.
Bitte beachten Sie, dass die Option „Rückerstattungen“ in Ihrem Konto aktiviert sein muss. Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihren Verkaufsberater oder schreiben Sie eine Email an epay@kbc.be.
Ein grüner Daumen bedeutet, die Transaktion ist mit einer 3-D Secure Authentifizierungsmethode wie Digipass oder Kartenleser vollzogen worden. Das bedeutet aber nicht notwendigerweise, dass die Zahlung selbst erfolgreich verarbeitet worden ist. Sie sollten darum immer den Transaktionsstatus prüfen, wenn Sie wissen möchten, ob Sie Ihr Geld auch erhalten werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Status der Transaktionen.
Falls Sie bestimmte Details eines Auftrags bzw. einer Transaktion überprüfen oder Transaktionen verwalten möchten, sollten Sie „Transaktionsansicht“ verwenden. Mit Hilfe von „Finanzverlauf“ lassen sich ein- und ausgehende Gelder am bequemsten regelmäßig überprüfen.
Rückerstattungen können Sie nur für Transaktionen durchführen, bei denen Sie den Status 9 seit mindestens 24 Stunden haben. Eine Stornierung oder Löschung kann innerhalb ca. 24 Stunden erfolgen nachdem die Transaktion den Status 5 oder 9 hat.
Wenn Sie den Annahmeschluss des Akzeptanzpartner erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich direkt an unseren Kundendienst wenden.
Es gibt verschiedene Gründe, warum die Gutschrift einer Transaktion nicht möglich ist. Sie müssen Folgendes berücksichtigen (vorausgesetzt, die Gutschrift-Option ist in Ihrem Konto aktiviert) :
- Die Transaktion hat einen „unvollständigen“ Status wie „offen“ oder „fehlerhaft“ (91, 93 usw.), der eine Rückerstattung nicht zulässt.
- Wenn die Transaktion autorisiert ist (Status 5) und noch keine Zahlung erfolgt ist, müssen Sie in diesem Fall anstelle einer Gutschrift die Autorisierung stornieren.
- Das verwendete Zahlungsverfahren unterstützt keine Gutschriften. Dies kann bei einigen Debitkarten, Web-Banking-Verfahren und „Offline“-Zahlungsverfahren wie Banküberweisung der Fall sein.
Sobald eine Transaktion den Status 9 erreicht hat, d. h. der Kunde bezahlt hat, überweist der Akzeptanzpartner oder die Bank das Geld auf Ihr Konto. Wann diese Auszahlung stattfindet, ist je nach Zahlungsmethode und Akzeptanzpartner unterschiedlich. Wir empfehlen Ihnen, sich direkt mit dem Akzeptanzpartner oder der Bank in Verbindung zu setzen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie Ihr Geld nicht rechtzeitig bekommen.